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--- participant_deletion_requests [03.12.2021 14:59] – s4210913_tu-dresden.de
+++ participant_deletion_requests [26.08.2022 13:38] (current) – s4210913_tu-dresden.de
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 ====== Participant Deletion Requests ======
-For deletion requests please send an email with the PAMS-ID or Participant ID to be removed to the mailing list of the INF-Project: <trr265-inf@groups.tu-dresden.de>
+//Please note: Only personal data will be deleted. Anonymous research data is exempt from participants' deletion requests.//
+**  * Step 1: For deletion requests please send the following email (copy and paste) to the participant, with the INF-Team in BCC (trr265-inf@groups.tu-dresden.de). In this email, participants are asked to fill out a short questionnaire in order to determine which personal data may be kept:**
+----
+Liebe Teilnehmerin, lieber Teilnehmer,
+Sie haben uns eine Anfrage zur Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gesendet.
+Die Datenerhebung im Rahmen der unserer Studie ist relativ komplex und wir möchten Ihre Anfrage explizit nach Ihren Vorstellungen ausführen. Damit wir genauer eingrenzen können, welche Daten gelöscht werden sollen, benötigen wir einige wenige Informationen im nachfolgenden Fragebogen von Ihnen (Ausfülldauer ca. 2 Minuten).
+Wir möchten Sie bitten, den Fragebogen innerhalb 1 Woche auszufüllen. Nach Absenden dieses Fragebogens werden Ihre Wünsche direkt umgesetzt.
+Hier geht es zum Fragebogen: https://redcap.link/recode-loeschung
+Wenn der Link nicht funktioniert, versuchen Sie die Adresse in Ihren Browser zu kopieren:
+https://redcap.zih.tu-dresden.de/redcap/surveys/?s=JT344R3DYMWLXJJJ
+Wir bedauern Ihr Ausscheiden aus unserer Studie und danken Ihnen für Ihre Unterstützung!
+Alles Gute für Sie!
+----
+**  * Step 2: Please document the dropout in REDCap (for TRR265: Dropout-Formular)**
+**  * Step 3: __Staff members'__ responsibilities end here. The __INF team__ gets an alert when the questionnaire is filled out. Based on the answers, the INF team acts out the participants' wishes:**
+  - PAMS: anonymise
+  - ORSEE: delete participant (if participant does not agree to be contacted for other projects)
+  - For TRR265: Email Biodatenbank Mannheim (Fr. Witt) for blood sample destruction (if participant does not agree that blood sample may be used further) and document this destruction in REDCap
+  - REDCap deletion questionnaire: delete email-adress and affirm deletion
+//Please note: If participant does not answer within the 1 week-deadline, the INF-Team performs all of the points above.//
 Participants who wish to be removed from the database are removed from the ORSEE and anonymized in PAMS. Since the only personal identifier used across all INF-systems is the //participant ID// generated in PAMS, the experimental data is also effectively anonymized once the PAMS entry is anonymized. This procedure has been approved by the data protection officers of the project.